Prozess Phasen - IPICC

Grundsätzlich lässt sich jeder Prozess in logisch aufeinanderfolgende Phasen einteilen, die je nach Prozess unterschiedliche Aktivitäten beinhalten.

Dieses Phasenmodell beinhaltet sowohl den im Qualitätsmanagement immer zitierten Deming-Cycle (PDCA) als auch das Prozess Redesign, das im Business Process Management (BPM) auch als Process Reengineering bezeichnet wird.

Der Unterschied besteht darin, dass beim Redesign wesentliche Merkmale des Prozesses verändert werden, während beim Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP, Kaizen) nur der Ablauf optimiert wird.

Eine Prozessanalyse durch Befragung der Beteiligten ohne Initialisierungsphase (d. h. ohne Kenntnis der Prozess Charakteristik) kann demnach nicht zum Erfolg führen.

Initiierung

Diese ist die wichtigste Phase eines Prozesses.

Sie beInhaltet die Festlegung von

1. Prozess Charakteristik,
2. Prozess Struktur,
3. und daraus abgeleiteter Organisation

Versäümnisse führen zwangläufig zu Fehlern in den Folgephasen.

Jede Information, Diskussion oder Arbeit an oder in einem Prozess ohne Kenntnis dieser Grundlagen, die auch als Prozessrahmen (s. z. B. EFQM Modell) oder Projektrahmen (s. z. B. PMBOK) bezeichnet werden, kann zu keinem vernünftigen Ergebnis führen.

Planung

Basierend auf dieser Beschreibung müssen die prozessspezifischen Aktivitäten (also Teil- oder Arbeitsprozesse) geplant werden.

Planungsgegenstand sind die Beschreibung der Teilprozesse (Verfahren) und der dafür benötigten Zeit, Kosten und Resourcen.

Implementierung

Die im Plan und der Prozessbeschreibung festgelegten Aktivitäten müssen ausgeführt werden.

Kontrolle

Die Kenngrössen (Performance Indikatoren) müssen im Prozess und durch den Prozess kontrolliert werden. Die am Prozess direkt Beteiligten sollten an der Analyse beteiligt werden.

Bei Abweichungen wird das Problemmanagement angestossen, das die Ursache ermittelt, was zu einer Änderung des Planes (kontinuierliche Verbesserung) oder des Prozessrahmens (Prozess Redesign) führen kann.

Abschluss

Beinhaltet u.a.

• die Übergabe der Ergebnisse
• das Anstossen des Folgeprozesses
• die Dokumentation der "Lessons learned"